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mayo 2014

¿Le gustaría lograr más en menos tiempo?

La eficiencia y la productividad son cualidades que queremos adquirir en todas las áreas de nuestras vidas. En un mundo cada vez más acelerado las personas se han dado cuenta de que el tiempo es su activo más importante. Cada día que pasa es un día menos.

Es importante cuestionarse sus actividades diarias para así poder determinar cuales son aquellas que realmente le aportan. Pero, de todas las miles de cosas que hacemos diariamente, ¿cómo podemos diferenciar aquellas que son valiosas de aquellas que nos hacen perder el tiempo? Para eso tendrá que comenzar a pensar en función del principio del 80/20.

¿Qué es el principio del 80/20? 

El principio de Pareto, más conocido como el principio del 80/20, plantea que el 80% de los resultados o beneficios se obtienen del 20% de nuestros esfuerzos. De la misma manera, el 80% de nuestras actividades nos generan solo el 20% de las satisfacciones en la vida.

Es un principio ampliamente conocido en el ámbito de los negocios. El diagrama de Pareto tiene muchas aplicaciones en una empresa. Entre otras funciones, se usa para hacer controles de calidad para determinar la fuente más común de defectos de un producto, la razón más frecuente de reclamos de parte del cliente, etc.

Sin embargo, su aplicación en la vida personal de cada persona es menos conocida.

¿Por qué debería importarle el principio del 80/20? 

Porque se aplica a todas las áreas de su vida y le dará un mayor entendimiento de lo que verdaderamente esta sucediendo en el mundo que lo rodea.

Si usted logra pensar de acuerdo a éste principio, será una persona más efectiva, productiva, competitiva, feliz y satisfecha. Sus negocios también serían más rentables, ya que requerirán una menor inversión de tiempo, dinero y esfuerzo para obtener mejores resultados.

Si usted aprende a pensar y a funcionar de acuerdo a éste principio, muy pronto determinará cuales son las actividades valiosas de su vida y cuales son las que no le aportan mayormente. Podría deshacerse de lo que es superfluo y tornarse en una persona más productiva.

La meta no es necesariamente rendir al máximo y seguir extenuándose, sino más bien deshacerse de lo innecesario y vivir una vida más tranquila y, al mismo tiempo, más productiva y eficiente.

La importancia del principio de Pareto 

La razón por la cual es tan importante comprender el principio es porque demuestra una realidad de la cual muchas veces no estamos concientes.

Asumimos que todos nuestros esfuerzos tienen más o menos la misma relevancia:

Todos los clientes son igual de valiosos

Todo producto y todo ingreso por ventas es igual de bueno

Todos los empleados de una misma categoría aportan el mismo valor

Todos los alumnos de un curso son culpables por el desorden generalizado

Todas nuestras actividades diarias son necesarias y nos aportan lo mismo

 

Tenemos la tendencia de pensar que el 50% de nuestro aporte genera el 50% de los resultados. Pensamos que hay un equilibrio lógico entre causa y efecto.

Sin embargo, estas presunciones son erróneas y pueden causar mucho daño en nuestras vidas, especialmente porque están tan fuertemente arraigadas en nuestra mente. El principio 80/20 demuestra que normalmente hay un desequilibrio marcado al estudiar los datos cuantitativos de causa y efecto.

¿Cómo implementar el principio de Pareto en nuestras vidas? 

El secreto del éxito radica en determinar cual es el 20% de nuestras actividades que nos genera el 80% de los beneficios.

Pero, ¿cómo se logra diferenciar cuales son las actividades que nos aportan los mayores beneficios y cuales son aquellas que nos agobian, estresan y cansan sin dejar fruto alguno?

No siempre es fácil dilucidar las cosas que realmente aumentan nuestra eficiencia y diferenciarlas de aquellas actividades que solo nos quitan tiempo sin hacer un aporte significativo a nuestras vidas.

A continuación nombro diferentes maneras de determinar el 20% y cómo podemos deshacernos de lo innecesario y explotar lo más efectivo:

Como ya mencioné anteriormente, el principio del 80/20 se puede aplicar de dos maneras:

1. Tradicionalmente se ha utilizando como un método de análisis cuantitativo que estudia la relación entre los datos de una causa versus su efecto: el diagrama de Pareto.

2. Un método menos conocido es el de pensar de acuerdo al principio del 80/20. Nos ayuda a hacer constantemente un análisis profundo de nuestras decisiones, actividades y relaciones.

Para eso tenemos que aprender a diferenciar aquellas cosas que son valiosas de aquellas que son innecesarias..

Richard Koch, en su libro «The 80/20 Principle» (R. Koch, «The 80/20 Principle». Doubleday, USA, 1998. p. 161-162), describe maneras bastante certeras de determinar las actividades superfluas en nuestras vidas:

10 ejemplos de actividades que seguramente le hacen perder su tiempo:

1. Cosas que otros quieren que usted haga

2. Cosas que siempre se han hecho de una manera determinada

3. Cosas en las cuales no tiene muchas habilidades

4. Cosas que usted no disfruta

5. Cosas que siempre son interrumpidas

6. Cosas que le interesan a poca gente

7. Cosas que ya se demoraron dos veces el tiempo que usted esperaba

8. Cosas en las cuales sus colaboradores son mediocres o no confiables

9. Cosas que tienen un ciclo predecible

10. Contestar el teléfono y escribir emails

 

10 cosas que normalmente le aportan mucho valor:

1. Cosas que promueven el propósito para su vida.

2. Cosas que siempre ha querido hacer.

3. Cosas que ya están en el 20% que le aporta el 80%.

4. Innovaciones que le permitirán ser más eficientes.

5. Cosas que los demás le dicen que no se pueden hacer.

6. Cosas que otros han hecho con éxito en un área diferente.

7. Cosas que usan su propia creatividad

8. Cosas que otros pueden hacer por usted con poca inversión de tiempo de parte suya.

9. Cosas en las cuales sus colaboradores son de alta calidad y trabajan con excelencia

10. Cosas que tiene que hacer ahora o nunca.

Analice todas sus actividades y determine cuales son las que le hacen perder el tiempo. Descubra también a aquellas que lo transformarán en una persona más eficiente, productiva y competitiva.

 

Autora: Bettina Langerfeldt

Artículo recuperado de internet

Cómo asentar nuestra confianza como ejecutivo

Los ejecutivos deben tomar decisiones clave y de gran alcance, a menudo con información y tiempo limitados, y luego convencer a otros de ejecutar esas decisiones. La seguridad en sí mismo es imprescindible

Ganar confianza puede ser difícil. El “síndrome del impostor” es real: investigadores de la Universidad Estatal de Georgia descubrieron que 33% de los adultos con grandes logros que entrevistaron sentían que no merecían su éxito. El síndrome del impostor significó que quienes lo padecían rechazaron importantes oportunidades laborales, en detrimento de su desarrollo financiero y personal.

La buena noticia es que la confianza se puede aprender, como cualquier habilidad laboral. Aquí hay 10 pasos para llegar a una posición de poder.

1. Cuando tenga dudas, actúa. Es la diferencia entre el agua que corre y el agua estancada. Cuando está estancado, las dudas e inseguridades se reproducen como mosquitos. Dale Carnegie escribió que “la inacción genera dudas y temor. La acción genera confianza y coraje”. El temor al fracaso puede paralizarnos, ya que casi siempre sobreestimamos las consecuencias. Construya su confianza al pasar a la acción, a menudo.

2. Salga de su zona de confort todos los días. Desafíe y mejore de forma constante, se sentirá cómodo haciendo cosas nuevas, además de establecer su identidad (tanto ante usted mismo como ante los demás) como alguien que toma riesgos. Cada cosa nueva que intente, se suma a su base de conocimientos y destrezas, y le da un sustento de competencia. Esta es la base para cualquier carrera exitosa.

3. Ponga el enfoque en otros. Elija ser consciente de los demás en lugar de pensar sólo en usted mismo. Haga preguntas. Convierta las conversaciones en un juego donde intente encontrar una conexión con la otra persona. Sea generoso con los halagos, y ofrézcase a ayudar a otras personas cuando pueda. Buscar lo mejor en los demás lo ayudará a verlo en usted.

4. Cultive relaciones con mentores. Su consejo y sus contactos no tienen precio, y además tomará mejores decisiones sobre oportunidades que se presenten gracias a su evaluación objetiva de las ventajas y desventajas. Y estará mucho más dispuesto a tomar riesgos al saber que hay personas que lo apoyan y lo ayudarán a recuperarse si fracasa.

5. Háblese a usted mismo con confianza. Es difícil sentirse confiado si alguien lo critica todo el tiempo. Es imposible si esa persona negativa es usted mismo. Fíjese cómo se habla a usted mismo. ¿Le hablaría así a un amigo? Si la respuesta es no, haga un cambio.

6. Elimine a personas negativas de su red profesional. Debe pedir y recibir bien las críticas constructivas si quiere crecer como profesional e individuo. Pero sepa que algunas personas nunca estarán contentas con usted o con la vida, y es una pérdida de tiempo intentar convencerlos de lo que vale. Es más, la perspectiva amarga sobre la vida es contagiosa. Aprenda a identificar a estas personas con rapidez, y siga adelante.

7. Cuide su salud. Hay que encontrar tiempo para ejercitarse y descansar bien. Su cuerpo debe estar listo físicamente para afrontar desafíos.

8. Haga su tarea. Manténgase al día con las novedades en su industria, y conozca su empresa y departamento a la perfección. Si tiene una tarea desafiante por delante, prepárese y practique mentalmente. Nada alimenta la confianza como el conocimiento y la preparación.

9. Observe su lenguaje corporal. Su postura y apariencia general afectan tanto su estado mental como la forma en que lo perciben los demás (y por lo tanto cómo le responden). Si quiere ser un líder, debe vestirse y actuar como tal. Párese y siéntese derecho, haga contacto visual, y recuerde sonreír. Use la indumentaria profesional de su industria. Elimine los signos que delatan nerviosismo: moverse demasiado, posturas cerradas (brazos y piernas cruzadas, hombros encorvados), y respiración superficial.

10. Sea agradecido todos los días. En un estudio reciente de qué hacen las personas exitosas en la primera hora de cada día, la respuesta número 1 fue invertir tiempo en pensar en las cosas por las que están más agradecidos. Comenzar su día diciendo “gracias” por lo bueno en su vida aumenta las probabilidades de que enfrente los desafíos del día con la perspectiva adecuada.

Como hablar en público o el liderazgo, la confianza en una destreza profesional que puede mejorarse. Según Peter Buckley de la Universidad Georgia Regents: “Cuando suma experiencias, es más probable que adquiera confianza. Y con confianza, se embarcará en nuevas experiencias”. Comience a expandir su confianza hoy.

 

Becky Blalock es la autora del nuevo libro, “Dare: Straight Talk on Confidence, Courage, and Career for Women in Charge.” (que traduciría aproximadamente como “Atreverse: Una charla franca sobre confianza, coraje y carrera para las mujeres a cargo”. El libro aún no tiene versión en español.)

Fuente:  The Wall Street Journal

Liderazgo y conectividad: el líder multilateral

Las teorías modernas de liderazgo suelen focalizarse en el jefe y la forma en que guía a sus seguidores. Pero pocas enfatizan una función crucial del líder: la construcción de vínculos con actores externos.

La mayoría de los autores recientes hablan del liderazgo enfatizando en el líder. Las actitudes y comportamientos de directivos famosos son estudiados para apoyar estas teorías. En estas investigaciones, muchos hasta se parecen a los héroes de las películas.

Ahora bien, yo entiendo que el liderazgo es un conjunto de características de relaciones que unen a un individuo con el grupo de trabajo bajo su dirección. Una persona responsable del logro de ciertos resultados con la colaboración de otras personas está ejerciendo su liderazgo en todo momento.
Es difícil sostener las ideas clásicas del liderazgo sin aceptar, subrepticiamente, que el líder es alguien que conduce a una manada pasiva de ovejas que apenas se diferencian por su mayor o menor grado de «sordera».
Pero lo cierto es que los seguidores adhieren activamente al mando del líder. Y además contribuyen con su consentimiento. En este juego de múltiples interacciones se construye una complicidad entre todos los miembros del grupo.

Las cuatro competencias del líder, según Warren Bennis
En virtud de las exigencias de las corporaciones modernas, Warren Bennis propone cuatro competencias para los líderes:

  • Dar reconocimiento: La primera competencia consiste en entender y practicar el poder del reconocimiento. Los líderes son los que perciben los resultados, los actos y los hechos. Son quienes reconocen a sus autores y los ponen de relieve.
  • Mantener la atención: Los líderes también deben ser capaces de mantener la atención del grupo en aquello que es realmente importante.
  • Mantener la confianza: Los líderes deben generar confianza con sus colaboradores, entendida como algo que sólo se desarrolla con la reciprocidad, algo esencialmente interactivo.
  • Crear una alianza: La cuarta competencia, que puede entenderse como un corolario de las anteriores, consiste en crear una alianza con los colaboradores. El líder y sus seguidores son aliados íntimos.

Esta síntesis de las ideas de Bennis refuerza nuestra reflexión sobre el liderazgo, no como algo de arriba hacia abajo sino como algo estrechamente vinculado con la reciprocidad y la interacción.

Liderazgo y multilateralismo
Si consideramos que la segunda responsabilidad del líder consiste en recordar al grupo lo que es importante, comprendemos que una función clave es llamar la atención no sólo en las relaciones entre él y los miembros del equipo (bilateralismo) sino también las relaciones en que el líder y el grupo se insertan (multilateralismo).
Precisamente, uno de los requisitos esenciales para el ejercicio del liderazgo es ser consciente del multilateralismo. Un líder no puede dejar de lado sus vínculos con otras personas de la organización ni con el mundo donde todos se insertan.

Y, sin embargo, todavía existen muchos directivos que no comprenden el multilateralismo, directivos que creen que el mundo se termina en su equipo o su departamento.
Desde luego, estas mismas personas se indignarán e intentarán descalificar estas afirmaciones. Todos dirán que trabajan en organizaciones complejas y en un mundo globalizado.
Entonces, ¿por qué muchos gerentes se comportan con arrogancia? ¿Por qué dirigen a sus equipos como si se encontraran en una ciudad fortificada de la Edad Media? ¿Cómo se explica que sigan manejando a su área como si fuera un feudo?
En las organizaciones modernas, aún subsiste un clima de prudencias convenientes e hipocresías de ocasión.

Liderazgo y conectividad
El liderazgo en las organizaciones públicas o privadas requiere conectividad, como una mezcla de competencia y habilidad.
Un líder es alguien que une a las personas de su grupo y a éste con otros grupos. Es alguien que conecta a su nivel jerárquico con otros niveles. Y fundamentalmente, es alguien que orienta a su grupo sobre los desafíos que deben ser superados.
El líder dimensiona los medios y las formas en que él y su equipo alcanzarán sus objetivos y harán su contribución a los resultados de la empresa.
En la relación interactiva con cada uno de los interlocutores, el verdadero líder asegura la vitalidad de la vida orgánica llamada «organización».
El líder (y no el jefe o el gerente) es quien puede hacer lo que propone Drucker: «En primer lugar, pedir lo que es correcto, luego lo que es posible – y en este orden». Esto agrega una dimensión ética. Primero lo correcto. Después lo factible.
Alrededor nuestro hay miles de jefes, gerentes y directores. Pero también hay muchos líderes sin liderazgo. Mientras tanto, las empresas siguen invirtiendo. Los gerentes siguen «dando el alma», procurando que todo se desarrolle de la mejor manera posible.
¿Qué es lo que les falta? Una mirada sistémica indica que lo que se ha perdido es la conectividad.

Autor:Heitor Chagas. Consultor de Petrobras – Comperj. Miembro de la Academia Brasileira de Ciencia da Administração. Autor de «Jogo da Malha Recursos Humanos e conectividade»
Artículo recuperado de internet